Política de comunicación pública del Instituto de Deporte y Recreación - INDER
1. Introducción
Con esta política, el INDER declara sus criterios y define el marco de referencia para la gestión integral de la Comunicación Pública, componente del sistema de control vital para la operación y cumplimiento de objetivos institucionales.
El Decreto 1599 de 2005 establece que la Comunicación Pública es el Componente de control, que permite llevar a cabo una efectiva comunicación tanto interna como externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz.
Las políticas de Comunicación Pública transmiten la posición de la Dirección respecto al manejo de dicho componente y fijan lineamientos sobre los medios de comunicación que usa el INDER para transmitir sus mensajes a la comunidad y demás grupos de interés externos, así como los utilizados para la transmisión de mensajes al interior del Instituto.
Para la aplicación del componente comunicación se deben tener en cuenta tres elementos básicos:
- Comunicación Organizacional
- Comunicación Informativa
- Medios de Comunicación
2. Justificación
La dimensión estratégica que tiene la Comunicación Pública al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, sustenta la importancia de establecer criterios para definir y gestionar la interacción comunicativa tanto internamente como con los grupos de interés, garantizando de esta forma la circulación suficiente y transparente de la información hacia los diferentes públicos y promoviendo la rendición de cuentas a la comunidad, así como la movilización social hacia el entendimiento de los fines esenciales del Estado y el respeto por lo público.
3. Marco de Referencia de la Entidad
El Instituto de Deportes y Recreación de Medellín INDER, es un establecimiento público del orden municipal, creado por Decreto 270 de 1993 posteriormente modificado por el Decreto 181 de 2002, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente que hace parte integral del sistema Nacional del Deporte.
La Misión del INDER será contribuir a la formación de la cultura ciudadana y la convivencia en el Municipio de Medellín garantizando el aprovechamiento del tiempo libre, mediante prácticas deportivas y recreativas, en espacios seguros y adecuados. Con la participación directa de la ciudadanía y la coordinación interinstitucional, lograr modelos de vida saludables y el bienestar social de todos los habitantes, especialmente los sectores sociales más necesitados.
Las Políticas para la Comunicación Pública se fundamentan en los lineamientos sobre los cuales descansa la cultura de la entidad, los cuales se concretan en los siguientes valores institucionales:
Compromiso
Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada, palabra que se da uno mismo para hacer algo. Tomar la decisión de establecer y de realizar las acciones determinadas y necesarias, que nos lleven a su consecución final. Para cumplir un compromiso hay que tener la valentía para apropiarse de una serie de actitudes que impulsen a la actividad productiva.
Compromiso es la disposición para asumir como propios los objetivos estratégicos del INDER Medellín; es la capacidad de alinearse con los proyectos y propósitos del Instituto.
El servidor público del INDER Medellín, asumirá compromiso con el Instituto, con su misión, con la labor que desempeña en la Entidad.
Transparencia
Calidad del comportamiento evidente, sin duda ni ambigüedad. Es la combinación de la ética y la honestidad para la construcción de entornos virtuosos y confiables. La transparencia como valor corporativo se orienta a la formación del liderazgo y compromiso ético en todos los miembros de la comunidad y a la adopción de los valores y principios institucionales como orientadores permanentes de sus actos. Es la actitud para hacer públicas las actuaciones y sus resultados.
En el INDER Medellín se comunican ampliamente los resultados de la gestión y se entrega al público la información solicitada de manera veraz y oportuna; hay disposición al libre examen por parte de la comunidad y de las entidades de control.
Honestidad
Moderación en la persona, las acciones o las palabras. Honradez, decencia. Es una forma de vivir conforme a lo que se piensa respetando y siendo justo con los demás. Implica un comportamiento coherente entre el decir y el hacer, con relación al respeto y cuidado de los bienes públicos y privados.
La honestidad es un valor del INDER Medellín, por tanto los servidores públicos del Instituto, actúan con pudor, decoro y recato; son sinceros y congruentes con lo que piensan, sienten y hacen, sin hacer daño a nadie, evitando las murmuraciones y críticas destructivas y tiene especial cuidado en el manejo de los recursos públicos.
Responsabilidad
Obligación a responder por los actos propios. Capacidad para reconocer y hacerse cargo de las consecuencias de las actuaciones y omisiones; es conocer y asumir el compromiso personal, es la actitud responsable ante si mismo, frente a los demás y frente a la naturaleza.
Los servidores públicos del INDER Medellín, prevén y corrigen las consecuencias negativas de sus actuaciones y omisiones como individuos y como organización, de este modo contribuyen a un clima laboral óptimo en la Entidad y a la toma adecuada de decisiones para el ejercicio de la función constitucional.
Respeto
Atención, consideración, deferencia con el otro. Es la justa apreciación de las excelencias morales de una persona y el acatamiento que por tal causa se le hace. Aceptación del derecho de los demás a su propia forma de pensar, sentir y actuar. El respeto por la persona y por los demás, exige proceder de acuerdo con las condiciones y las circunstancias de uno y de otros y siempre partiendo de la consideración y valoración de la dignidad de la persona humana.
En el Instituto de Deporte y Recreación de Medellín INDER, se reconoce el derecho de cada persona a tener actuaciones según sus propias convicciones y sentimientos, dentro del marco de la ley. El trato a los demás es amable y digno; se escuchan y consideran las sugerencias de los servidores públicos y de la comunidad, con el fin de fortalecer el servicio a la sociedad. Cada servidor público del INDER Medellín, profesará el respeto por sí mismo, por la profesión, por el trabajo que se hace, por el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, las normas y conductas personales y sociales que impone la naturaleza humana, la comunidad y la sociedad.
Eficiencia
Virtud y facultad de lograr un efecto determinado. Capacidad de acción para lograr un propósito con el menor uso de energía o de recursos. Realizar cumplidamente las funciones a las que está destinado.
Los servidores públicos del INDER Medellín, hacen las cosas bien, evitando el desgaste, logrando los objetivos planteados por la Institución; trabajan con ahínco y esmero, de forma tal que las acciones den cuenta del adecuado uso y óptimo aprovechamiento de los recursos públicos.
Eficacia
Fuerza y capacidad para obrar. Capacidad de acción para hacer efectivo un propósito. Capacidad para obtener resultados previstos en el menor tiempo posible y, con la mayor economía de medios.
El personal del INDER, encamina sus acciones para cumplir los objetivos de corto, mediano y largo plazo; todos y todas trabajan en pro de conseguir las metas establecidas y de impactar positivamente a la comunidad.
Equidad
Disposición que mueve a dar a cada uno lo que se merece. Atribuir a cada uno, aquello a lo que tiene derecho.
En el Instituto se trabaja para toda la ciudadanía; todos y todas las habitantes del Municipio de Medellín tienen acceso a los programas de deporte y recreación y a las acciones del Instituto, sin discriminar clase alguna o condición social.
4. Marco Conceptual
A continuación se presenta el glosario de términos bajo los que se hace la gestión del componente Comunicación Pública:
Comunicación Pública: Es el Componente del Control que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento del entramado de relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, es decir la interacción entre las personas y la realidad organizacional con el propósito de lograr que mensajes, datos, ideas y actitudes que apoyen el acercamiento de la entidad a los públicos que atiende y estos a su vez, faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.
Comunicación Organizacional: conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesionan y confieren identidad a las entidades del Estado, buscando que los servidores públicos se integren a un proyecto político y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propósitos misionales definidos por cada administración.
Comunicación Informativa: Está constituida por la información amplia y transparente de la entidad pública hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión. Contribuye a la Rendición de Cuentas ante los diferentes grupos de interés, a la Rendición de la Cuenta a los órganos encargados de la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos públicos y a generar el respeto colectivo por lo público y lo institucional.
Medios de Comunicación: constituyen el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
Política General de Comunicación
La comunicación organizacional en el INDER estará enfocada a la construcción de significados y sentidos compartidos entre los miembros de los diversos niveles de la entidad, a través del establecimiento de canales y espacios de comunicación de doble vía que fortalezcan las relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos.
Políticas Operativas
I. La interacción comunicativa del INDER con la comunidad será permanente, reconociendo a este grupo de interés como vital en las operaciones del Instituto y en el proceso de retroalimentación comunicativa; para lo anterior, se utilizaran varios medios como: puestos de información por zonas, Consejos Consultivos, Medios masivos (radio, prensa y televisión) y medios virtuales de comunicación (pagina Web, boletín electrónico, sistema virtual quejas y reclamos).
II. La gestión Comunicacional propenderá porque en el INDER los servidores públicos interioricen la Misión, Visión y los Objetivos Institucionales tanto en su comprensión conceptual como en su práctica, para lo cual se realizará la divulgación de la misión, visión y objetivos en medios de fácil acceso a los servidores como la página Web del Instituto y la cartelera interna.
III. En el INDER la interacción comunicativa favorecerá los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia al proporcionar no sólo la información necesaria para desarrollo de las actividades y tareas requeridas para el cumplimiento de la función constitucional y legal de la entidad, sino también la comprensión adecuada de las mismas para que su ejecución se realice de acuerdo con los parámetros establecidos.
IV. La Comunicación organizacional y la informativa, estarán siempre enfocadas en la proyección de identidad e imagen corporativas, que destaquen el propósito misional de la Entidad.
V. En el INDER se actualizarán permanentemente todos los medios de comunicación como Página Web, carteleras, boletines internos, correos, quejas y reclamos, en la búsqueda de una cultura de información que propenda por la claridad, oportunidad y veracidad de la información.
VI. El sistema de quejas y reclamos fue adoptado por el Instituto como medio para mantener una interacción comunicativa con la comunidad y otros grupos de interés, permitiendo registrar y clasificar sus mensajes y realizar seguimiento al grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los beneficiarios, al tiempo que será un instrumento de gestión gerencial fundamental para la toma de decisiones.
VII. Para mejorar la comunicación entre los funcionarios y propiciar el trabajo colaborativo, el INDER dispondrá de espacios formales de diálogo y concertación sobre la realización del trabajo, como son los diferentes comités que se describen en el formato comunicación.
VIII. Los Grupos primarios en el INDER serán los espacios en los que los integrantes de cada Macroproceso, tratarán los temas relacionados con la gestión de los procesos propios, al tiempo que contribuirán al fortalecimiento de la cultura de diálogo y colaboración entre los servidores públicos.
IX. El INDER Informará a la comunidad y demás partes interesadas sobre los proyectos a emprender, el uso de los recursos que le fueron confiados, el rendimiento de su gestión y los resultados logrados.
X. Todos los funcionarios del INDER podrán proveer información a los diferentes grupos de interés, siempre que ésta sea fiel a la realidad, sin incurrir en la afectación de la imagen institucional con opiniones personales y/o subjetivas.
Actores y Responsables
1. El Comité Coordinador de Control Interno, quien aprueba las Políticas Generales y Operativas de Comunicación Pública haciendo de estas directrices que se cumplen en cada proceso y/o dependencia
2. La oficina de Control Interno, tendrá la función de evaluar el cumplimiento y efectividad de las políticas de Comunicación Pública.
3. Los Líderes y Gestores de procesos, quienes dirigen la actividad comunicacional en cada uno de los procesos.
4. Todos los servidores públicos del INDER, quienes son responsables de la ejecución del proceso comunicacional velando por la eficiencia de este en las tareas y actividades a su cargo. |
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