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Manual de políticas de tratamiento de datos personales

El Instituto de Deportes y Recreación de Medellín INDER, en atención al objeto determinado por la Ley 1581 de 2012, el cual consiste en desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías…

Si usted tiene alguna inquietud o requerimiento puede contactarnos en el link Atención al ciudadano

Enlaces de interés

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Habeas Data?

El Habeas Data es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en centrales de información. Este derecho esta regulado por la ley 1266 de 2008.

¿Cúal es el tratamiento de datos que realizará el INDER Alcaldía de Medellín?

En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de acuerdo con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, el INDER Alcaldía de Medellín realizará las operaciones que incluyan recolección de datos, su almacenamiento, usos, circulación y supresión de datos. El tratamiento de datos se realizará exclusivamente para los fines autorizados, previstas en el presente manual de políticas, en las Leyes que regulan la actividad del INDER Alcaldía de Medellín y las derivadas de obligaciones contractuales del Instituto.

¿Qué puede hacer cuando su información es utilizada para fines distintos a los autorizados?

"Cuando usted autoriza el tratamiento de su información personal, éste debe realizarse con unos fines específicos que se le deben informar. Según este principio, si su información es utilizada para fines distintos a los autorizados, usted podrá acudir ante la Superintendencia sin necesidad de hacer reclamación previa ante la fuente o el operador de la información. En igual sentido, si su información es utilizada por personas no autorizadas, también puede ejercer el derecho de Habeas Data ante la Delegatura de Protección de Datos Personales."

¿Cuál es la importancia de los datos personales?

Su importancia radica en que la información personal puede ser utilizada para varios fines, como la comercialización, la vida laboral, e incluso para cometer delitos, ya que su identidad puede ser suplantada si es que se tiene acceso a la información adecuada.

¿Qué son los datos personales?

Es cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga carácter de privado, que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de discriminación, como orientación sexual, religiosa, étnica, entre otros.

¿Quién es el titular de la información?

Es la persona física cuyos datos son objeto de tratamiento.

Si usted es titular de la información debe:

  • Tener claridad de dónde se encuentran sus datos personales actualmente
  • Saber quién custodia sus datos personales
  • Conocer qué personas tienen acceso a su información personal
  • Conocer los mecanismos legales con que puede defender sus derechos de información ante las entidades ya sean públicas o privadas
  • Identificar sus bases de datos
  • Entender que su información constituye un derecho y sobre ella usted tiene el poder de decidir, quién la tiene, en qué condiciones la tiene y hasta cuándo la tiene.

¿Que mecanismos debe adoptar el INDER como responsable del tratamiento de datos personales?

El aviso de privacidad.

El procedimiento para obtener la autorización del titular previo al inicio del tratamiento.
Herramientas que garanticen condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
Medidas tecnológicas para proteger los datos personales y sensibles.
Manual interno de políticas y procedimientos para cumplir con la Ley sobre protección de datos.

¿Cúal es el procedimiento para el ejercicio de derechos por parte de los titulares de los datos?

Todas las consultas, reclamos e información correspondiente a la ley de Habeas Data y el tratamiento de las bases de datos de los usuarios se canalizaran a través de la oficina de Planeación en su área de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes
Dirección: Calle 47 D No. 75-276
PBX: (571) 3699000 Ext. 171
E-mail: habeas.data@inder.gov.co

¿Cúal es la finalidad de la base de datos personales en la entidad?

a) Invitar a usuarios y comunidad a eventos deportivos, operados y/ o promovidos por el Instituto.
b) Mantener informado a los usuarios, públicos y comunidad en general, sobre novedades, recomendaciones, promociones de información relacionada con dichos eventos.
c) Generar mecanismos de comunicación eficientes y mantener contacto permanente con sus públicos.
d) Elaborar análisis estadísticos que permitan mejorar nuestros programas, eventos, productos y servicios.
e) Presentar informes de asistencia, participación y seguimiento a los planes de desarrollo, de acción y los solicitados por la autoridad municipal y los entes de control estatal.
f) Garantizar la transparencia en la prestación de los servicios institucionales. 
g) Para estructurar un depósito de contactos de proveedores de bienes y servicios y contratistas con los cuales se puedan llevar a cabo procesos de contratación de la Entidad, así como la ejecución y cumplimiento de los contratos celebrados.
h) Para dar tratamiento y respuestas a las solicitudes, quejas y reclamos presentados al INDER Alcaldía de Medellín.
i) Efectuar encuestas de satisfacción y percepción del cliente interno y externo respecto de los servicios ofrecidos por El INDER.
j) Para la administración de información de contactos y documentación pertinente recolectada y dirigida a los líderes, gestores y coordinadores de programas, administradores de escenarios y demás personal administrativo o de campo que requiera de los datos en el desarrollo de actividades misionales y de apoyo en el INDER Alcaldía de Medellín.
k) Para la autorización en la producción y promoción de piezas publicitarias institucionales o periodísticas donde se requiera imágenes o fotografías de titular del dato.
 

¿Puede el INDER Alcaldía de Medellín modificar las políticas para el tratamiento de datos personales?

El INDER Alcaldía de Medellín podrá modificar estas políticas para el tratamiento de datos personales de manera unilateral en cualquier momento, siempre y cuando las modificaciones se deriven hacia el cumplimiento de su objeto social y se enmarquen dentro de la Ley.
El INDER Alcaldía de Medellín comunicará las modificaciones a los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
Cuando el cambio de las políticas, se refiera a la finalidad del tratamiento se deberá obtener del titular una nueva autorización.

¿Cúales son los medios para otorgar la autorización por parte de los usuarios?

La autorización puede constar de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo para manifestar u obtener el consentimiento vía firma, dando clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por el INDER Alcaldía de Medellín y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

¿En que casos no requiere autorización?

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
f) Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

¿Cúal es el deber y derecho de los niños, niñas y adolecentes frente a esta ley?

En el tratamiento de los datos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) La autorización debe ser entregada por personas facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes.
b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.
c) El tratamiento de los datos debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
d) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
e) Informar la finalidad del tratamiento
¿Cúales son los deberes del INDER como responsable del tratamiento de datos personales?
El INDER Alcaldía de Medellín, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

¿Cúales es el mecanismo de consulta y los tiempos de respuesta a los usuarios?

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, el INDER Alcaldía de Medellín garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el INDER Alcaldía de Medellín garantiza:
• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

¿Los usuarios pueden solicitar rectificación y actualización de datos?

El INDER Alcaldía de Medellín tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
El INDER Alcaldía de Medellín tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
El INDER Alcaldía de Medellín, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

¿En qué momento puede el usuario solicitarle a la entidad la supresión de sus datos?

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al INDER Medellín la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el INDER Alcaldía de Medellín
 

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